Plazo para conservar la documentación y contabilidad

A fin de normar un criterio adecuado respecto al tiempo que debe conservarse archivada la documentación de las operaciones de la empresa, y definir lo que es susceptible de destruirse sin riesgos en esta materia, conviene repasar lo que las disposiciones fiscales y mercantiles establecen al respecto. NORMAS FISCALESLas personas físicas y morales tienen la obligación de conservar durante un período determinado su contabilidad, o en caso de no estar obligados a llevar contabilidad, deben conservar toda la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Para efectos fiscales se entiende que la Contabilidad se integra por: Sistemas y registros contables Papeles de trabajo Registros Cuentas especiales Libros Registros sociales Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros (en su caso) Documentación comprobatoria de los asientos respectivos Comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales. Toda esta documentación debe conservarse, en principio, durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas; sin embargo, existen algunas excepciones en las que el plazo es mayor, mismas que se contienen en el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, y que se comentan a continuación: Documentación con efectos prolongados en el tiempoEn el caso de la documentación cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo comienza a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. A manera de ejemplo, se cita el caso de una factura de un activo fijo que se deprecia en varios años. En este caso, este documento debe conservarse por cinco años contados a partir de la fecha en que se presente la última declaración en la que dicho bien fue depreciado. Documentación de recursos o juiciosCuando se trate de la documentación correspondiente a conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Actas, contratos y declaraciones de impuestosEl tercer párrafo del Artículo 30 mencionado, fue reformado a partir del 1° de enero de 2004, para incluir la obligación de conservar por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate, los siguientes documentos: Actas constitutivas de las personas morales Contratos de asociación en participación Actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades Constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, Información necesaria para determinar los ajustes a las pérdidas y costos de acciones Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales Debe tenerse en cuenta que en virtud de que esta obligación se incorporó en el año 2004, es a partir de este ejercicio en que los contribuyentes tienen la obligación de conservar esa documentación por el período mencionado, y no así la documentación de ejercicios anteriores, la cual está sujeta a conservación de conformidad con las disposiciones vigentes en su momento. Documentos con FEA o sello digitalLos documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse en los mismos términos que los demás documentos comentados anteriormente, según cada caso. Así se establece en la Regla Miscelánea 2005 2.22.29. NORMAS MERCANTILESAdemás de las normas fiscales sobre conservación de documentación, es importante tomar cuenta lo que establecen las disposiciones de carácter mercantil. En esta materia, de acuerdo con el artículo 46 del Código de Comercio, todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación. Es conveniente considerar esta obligación, ya que en caso de presentarse juicios por disputas de carácter mercantil, sería necesaria documentación de años atrás para las aclaraciones jurídicas del asunto. SUGERENCIAUna revisión periódica de los archivos de las empresas es siempre conveniente tanto para ver que se esté cumpliendo adecuadamente con las disposiciones, como para identificar la documentación que no es necesario conservar y reducir de esa forma costos y espacio de almacenaje y archivo.